ERP開發應收帳款控制管理要點解析

　　一、應收帳款與發票管理的主要流程

　　筆者認為，系統分析師在分析開發應收帳款管理與發票管理的時候，一定要對這個業務背后的邏輯有一定的了解。也就是說，一定要先掌握實務處理中的主要環節，然后再來進行分析設計。具體的來說，要掌握以下幾個日常的業務活動。

　　一是銷售員接受訂單的處理。在這個活動中，一般銷售員接受訂單，然后有銷售經理審核，再有銷售員錄入到系統中。在這個環節中比較重要的是企業內部銷售訂單的連續編號。這跟后續的應收帳款與發票管理有比較重要的影響。

　　二是信用管理。現在大部分企業，采取的都是賒銷。此時信用額度的控制對于應收帳款的安全性就至關重要。所以在應收帳款的管理中，這個信用額度也是不能夠忽略的一個因素。

　　三是應收帳款生成的時機。那么什么時候該生成應收帳款呢?這要看企業具體的情況。不過有一個基本的要求，就是在應收帳款生成的時候，需要滿足“發生”、“截止”'“計價”等方面的認定。具體的說，就是已經生成的應收帳款企業確實是發生了的;并且記錄的時間也滿足會計期間的需求;同時計價和分攤也是符合相關會計規則的。由于這涉及到比較專業的財務知識，故系統分析師在開發這個應用之前，對于財務管理的相關知識也需要了解。

　　四是壞帳的核銷與提取情況。企業生成的應收帳款并不一定實實在在能夠收到款。由于客戶破產等原因，企業的應收帳款很可能會出現壞賬。此時企業往往會采取帳齡分析表等工具來提高應收帳款的安全性。當發生壞帳的時候，要及時進行核銷(因為這不僅僅是帳務上的處理，還直接影響到企業的稅收)。為此應收帳款還跟后續的壞賬計提、帳齡分析表等等掛鉤。

　　以上這些內容是應收帳款與發票管理中的涉及的主要內部活動。了解這些內容，對于系統分析師開發這塊功能會有很大的幫助。

　　二、應收帳款管理與控制中的要點

　　接下來，筆者對相關要點進行總結。不過在敘述之前，筆者需要強調一點。由于不同企業的特殊性，在設計系統的時候需要考慮到。即在設計某一個限制的時候，即要考慮到相關法律法規對這方面做出的要求，同時也需要注意企業實際的操作。對于有差異的地方，最好能做一個開關，讓用戶來選擇具體的操作方式。這可以提高系統的靈活性。

　　要點1：生成應收帳款或者發票的前置單據。

　　ERP系統是環環相扣的，應收帳款管理也不例外。那么應收帳款的前置單據是什么呢?注意，不同的企業對這個地方會有不同的要求。如根據企業會計制度等相關法規的要求，必須要根據裝運憑證才能夠確認應收帳款并開發票。而有些企業，則可能只需要有發貨單或者銷售訂單就可以了。為此在這里就需要設置一個開關，在系統基本設置中，用戶可以根據需要來選擇應收帳款的前置單據。可以選擇一種，也可以選擇多種。

　　根據筆者這幾年的了解，一般上市企業，由于需要嚴格遵守企業會計制度，所以會有倉庫與裝運兩個不同的部門。生成應收帳款時根據的就是裝運憑證而不是倉庫的發貨單。而大部分中小企業，發貨單采用的比較多。而一些家電賣場，則很多是根據銷售訂單來生成發票的。

　　要點2：應收帳款與發票的編號控制。

　　一般企業的上級管理部門，都會要求企業的應收帳款與發票在編制的時候，都需要連號。因為從稅務或者其他管理部門的角度看，企業可能會虛報資產，來誤導投資者。也有可能不完整的記錄收入，以實現逃稅的目的。為此會計事務所在審計企業業務的時候，會根據國家的要求對重要單據的編號也進行連續性的審核。這也就要求系統能夠支持這種需求。如在生成單據的時候，需要自動進行連續編號。對于用戶刪除單據時，有時候也需要做出限制。如不允許刪除，而只允許進行作廢操作。如果確實需要刪除的，則還需要開發一個配套的“重新編號”工具。在期末，對于當月生成的單據重新編號，并打印歸檔。

　　要點3：期間的限制。

　　在應收帳款與發票的控制上，“截止”也是一個很嚴格的限制。具體的說，截止就要求企業在應收帳款生成時能夠考慮到會計期間的要求。簡單的說，就是2011年1月2日的確認的收入，其應收帳款就不能夠坐在2010年12月份。這會使得2010年的收入虛高。而從系統的角度考慮，就是說系統在生成應收帳款的時候，需要考慮到系統當前的會計期間、對應的銷售訂單、裝運憑單上的日期。當發現這幾個日期對不上(一般來說是年和月對不上、特別是年份)，就需要提醒用戶存在這種差異。如果企業嚴格執行會計制度(如一些上市企業)，則這種行為是完全禁止的。即使是中小企業，一般也不允許。當然也有例外。總之在這個期間管理上，也需要設置一個開關。即當違背這種情況的時候，是提醒用戶呢，還是徹底的禁止。

　　要點4：生成發票時金額等需要重新計算與核對。

　　一般來說，銷售訂單上會有一個總的金額。此時如果根據銷售訂單來生成應收帳款與發票的話，那么這個合計的金額是否可以直接從前置單據上帶過來呢?從理論上是可以的，但是筆者并不建議這么做。我們都知道，一般在應收帳款與發票上會有產品、數量、金額、總計等信息。在實際工作中，由于各種因素會導致發票應收帳款與前置單據上的金額不一致。如銷售訂單上是根據整張訂單來計算稅額，而發票上則可能要求根據產品來計算稅額。此時金額上就有所差異。雖然這個差異不大，但是在財務上仍然是不允許的。為此這就要求系統在設計的時候，在應收帳款與發票生成的過程中，不能夠直接帶出前置單據的合計金額，而需要對其進行重新計算。當有差異的時候，需要提醒用戶。

　　要點5：前后單據的關聯查詢。

　　其實從剛開始的流程分析中，大家就可以看到，應收帳款與發票是一個中間單據。前面根銷售訂單、發貨單、裝運憑證等等掛鉤。而后面則跟帳齡分析表、收款單等等掛鉤。為此在應收帳款管理中，還需要設計前后單據的關聯查詢。即從應收帳款單據中能夠向前追溯查詢到銷售訂單，向后可以查詢到收款單、壞賬計提等情況。

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