如何保障OA辦公系統(tǒng)應用成功

　OA辦公系統(tǒng)作為企業(yè)級管理軟件的三大核心之一，近年來成為很多企業(yè)和組織機構(gòu)的寵兒，但OA辦公系統(tǒng)整體的應該成功率卻一直差強人意，這其中既有OA辦公系統(tǒng)自身不足導致的原因，也有用戶組織內(nèi)部出現(xiàn)的問題。

　　在筆者看來，當用戶自身對OA辦公系統(tǒng)的應用存在一個正確的認識，并采用合理的措施來保障OA辦公系統(tǒng)落地時，OA辦公系統(tǒng)的應用往往會獲得成功，當然前提是這是一個給力的產(chǎn)品。

　　應用好的OA辦公系統(tǒng)，首先必須是易用的。易用性高的OA辦公系統(tǒng)是被用戶廣泛應用的必要條件，它促進用戶快速上手，保證用戶順利使用，提升用戶的使用效果和效率。選購了易用型OA辦公系統(tǒng)的企業(yè)可在短時間內(nèi)就應用起來，軟件功能的閑置率相當?shù)蜕踔翈缀鯙榱?而不易用的OA辦公系統(tǒng)卻在很多企業(yè)的推進中被中途放棄，成了“爛尾樓”工程。

　　除了易用性，OA辦公系統(tǒng)還需要滿足用戶的個性化需求，這樣才能充分滿足用戶對協(xié)同辦公的應用。靈活的技術架構(gòu)是OA系統(tǒng)成功應用的基礎，在底層平臺和應用功能趨于標準化的模式下，需要根據(jù)用戶的特點搭建出個性化、符合企業(yè)特點的OA系統(tǒng)才能用的長久，

　　而目前以項目化、產(chǎn)品化存在的OA辦公系統(tǒng)各有優(yōu)缺點。項目化OA辦公系統(tǒng)能根據(jù)用戶需求量身定制，一次性滿足細節(jié)需求，但其高成本，長周期，高風險，無法升級，持續(xù)性服務幾無可能等弊端容易讓用戶望而卻步。產(chǎn)品化OA辦公系統(tǒng)具有可以持續(xù)升級，成熟度較高，低風險，高性價比的優(yōu)勢，但其無法一次滿足所有細節(jié)需求，而且產(chǎn)品化的升級節(jié)奏與用戶需求的匹配難以協(xié)調(diào)。而平臺化的OA辦公系統(tǒng)基本能滿足用戶全部需求，性價比高，而且低風險，成熟度高，實施周期短，這對用戶成功應用來說，是非常有力的保障。

　　從目前的OA辦公系統(tǒng)市場來看，易用性突出，且能充分滿足用戶個性化需求的OA辦公系統(tǒng)往往有著不錯的應用成功率。以應用成功率達到100%的萬戶ezOFFICE為例：萬戶在研發(fā)OA辦公系統(tǒng)之初，就堅定地認為，易用性是幫助客戶成功的首要因素，并從大量客戶案例中總結(jié)寶貴經(jīng)驗，然后從細節(jié)不斷完善產(chǎn)品的應用體驗，這也是其獲得“協(xié)同軟件應用成功率第一”的基本保證。

　　而在產(chǎn)品規(guī)劃中，萬戶ezOFFICE部署了大量的自定義工具，包括圖形化工作流自定義、數(shù)據(jù)庫自定義、界面自定義、菜單自定義，以及大量的設置和開關，如權(quán)限、角色、崗位、群組、組織等的設置。通過這些功能或工具，讓用戶對系統(tǒng)的控制力大大加強，在日常的使用中不再過分依賴軟件開發(fā)商，讓軟件系統(tǒng)為用戶真正創(chuàng)造更多價值。

　　當引進一個給力的OA辦公系統(tǒng)之后，用戶就需要打造一個應用OA辦公系統(tǒng)的良好環(huán)境。事實上，信息化建設是一場組織管理模式和工作習慣的全員革命，因此OA辦公系統(tǒng)的應用是一把手工程，領導應身先士卒，起到表率作用。此外，對于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，很多企業(yè)員工在一開始都有不同程度的抵觸心理，這個一方面可以通過培訓、宣傳等方式抵消一部分抵觸情緒，另一方面可以建立一套合理的獎懲制度來推進實施。最后，在OA辦公系統(tǒng)成功上線之后，可以適當借助OA廠商的軟件服務，但用戶的系統(tǒng)管理員也應承擔更多責任，要能夠熟練掌握OA系統(tǒng)的使用以及維護系統(tǒng)的能力，系統(tǒng)管理員的責任心以及技術水平與今后協(xié)同辦公軟件的使用情況有直接關系，而各個部門的應用管理員，也要有深化應用系統(tǒng)功能模塊的能力。

　　當以上這些都做到之后，用戶借助OA辦公系統(tǒng)來搭建一個高效的協(xié)同平臺將成為一件極容易的事情，OA辦公系統(tǒng)的成功應用也指日可待。

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